月20時間削減！AIと自動化で実現した業務改善のリアル事例5選
小さな自動化が大きな成果につながる時代
AI・自動化ツールは「大企業向け」「専門知識が必要」というイメージが強いですが、今は中小企業こそ最も効果が出やすい状況です。
日々の細かい作業が多い、IT担当者が少ない、手作業が多い。こうした企業こそ、AI・自動化の恩恵を一番受けやすいのです。
本記事では実際に何が自動化できるのかを、具体的な例でわかりやすく紹介します。
業務改善・自動化の実例5選
事例 1【問い合わせ対応を AI + RPA で半自動化】月10時間削減
課題
Webサイトの問い合わせが毎日バラバラに届き、それを手動で担当者に振り分けるため時間がかかっていました。対応の漏れも発生していました。
導入した仕組み
Forms → Gmail → AIで分類 → Slack通知
使用ツールの例：Zapier、Make + ChatGPT API
効果
手動での振り分けがゼロになり、対応漏れがなくなりました。
事例 2【議事録の自動作成 + 要点整理】月5時間以上の削減
課題
会議の議事録作成に毎回30〜60分かかっていました。要点が整理されず、読み返しにくいことも課題でした。
導入した仕組み
会議を録音し、AIで全文文字起こしして要点を整理し、ToDoの抽出を行いました。
使用ツールの例：Notion、Gemini、Copilot
効果
作成時間は 1/10 に短縮されました。ミーティング内容のチェックがしやすくなり、業務の抜け漏れが減少しました。
事例 3【見積書の自動作成】作業時間70%削減
課題
同じような見積書を毎回ゼロから作成していました。コピペミスも多く、営業の負担が大きいのが課題でした。
導入した仕組み
- Googleスプレッドシートに「商品・単価」を登録
- ChatGPT に「条件」を入力して自動で見積書案を生成
- Zapierで見積PDFを自動保存
効果
見積作成が10分 → 3分になり、ミスが激減。営業の入力ストレスも減りました。
事例 4【SNS運用の自動化】月8〜15投稿を自動生成
課題
SNS更新が続かない、投稿ネタを考えるのに時間がかかる、画像作成が面倒という課題がありました。
導入した仕組み
- ChatGPTに「商品情報」や「サービス内容」を投げる
- 30投稿分のテキストをまとめて生成
- Canva AI で画像を自動生成
- Buffer で投稿を予約
効果
1ヶ月分の投稿を1時間で作成することが可能になりました。安定して投稿できたため、フォロワーも増加しました。
事例 5【経理の請求処理を自動化】ミスが0に
課題
毎月の請求書発行に時間がかかっていました。入金確認を手動でチェックしていて、経理担当者の負担が大きいという課題がありました。
導入した仕組み
- フォーム入力 → 自動で請求書テンプレに反映
- 自動でPDF化・保存・メール送付
- 入金データをAIが「入金済・未入金」に分類
使用ツールの例：Power Automate、Make、ChatGPT
効果
毎月半日かかっていた業務が1時間に短縮され、ヒューマンエラーがほぼゼロになりました。
自動化を成功させるためのポイント
一番面倒な作業から手をつける
「社内の一番不満の多い業務」は自動化の成果が出やすいです。
いきなり完璧にしない
8割自動化して残りは人でフォローするくらいがうまくいきやすいです。
1つの部署だけで試す
いきなり全社導入すると混乱しがちです。
現場メンバーの意見を聞く
現場が使いたい仕組みじゃないと定着しないです。
まず最初につくるべき、自動化ロードマップ
- 現状の作業をすべて棚卸しする
- 5分で終わる単純作業をAI化する
- 社内で共有して、小さな成功体験をつくる
- RPAを使った本格自動化へ進む
- 全社レベルでのワークフロー改善へ
これだけで業務が大きく改善されます。
まとめ
AI自動化は、部分最適から始めれば成功します。
AI・RPAを使った自動化は、専門知識が必要・予算がかかる というイメージがありますが、今はノーコードで始められます。
問い合わせ対応・議事録作成・見積書・SNS運用・経理業務などは、即実践できる自動化ポイントです。
まずは、ごく小さな作業でも構いません。1つのタスクを自動化するところから始めてみましょう。そこから業務改善の流れが一気に加速していきます。
